Megacall CRM - Instrucciones y Pre-visualización

El CRM es un sistema funcional de gestión de relaciones con nuevos y ya existentes clientes. El CRM Megacall está completamente integrado con la centralita virtual, lo que permite realizar y recibir llamadas mediante el teléfono WEB, crear fichas de clientes y tareas, controlar la eficiencia de tus comerciales y gestionar tu propio formato de negocio en conjunto con el CRM.

1. Asistente de creación de CRM

Si ya has creado y activado la centralita virtual en el área personal de Megacall, es necesario dirigirse al apartado de Servicios - CRM. Luego, haz clic en "Activar la integración" y posteriormente en "Ir a la cuenta CRM". Si aún no has creado la centralita virtual, utiliza el asistente de configuración de la centralita y en el primer paso selecciona la opción específica. Durante la etapa de creación del CRM, proporciona el nombre del CRM utilizando caracteres latinos y elige la extensión para la cuenta del administrador. Puedes crear otros usuarios en esta página o añadirlos más adelante. Para finalizar, haz clic en "Crear CRM".

2. General

En esta página, se encuentran ubicados los widgets que proporcionan información útil sobre las tareas actuales. Puedes ocultar o visualizar estos widgets, así como moverlos por la página según tus preferencias.

Listado de los widgets:

• Clientes: muestra la cantidad total de clientes, la cantidad de nuevos clientes de esta semana y de hoy.

• Mis leads: presenta la cantidad de leads gestionados por el comercial y la cantidad de leads sin gestionar pendientes de atención.

• Tareas completadas: indica la cantidad de tareas completadas esta semana en comparación con la cantidad total de tareas.

• Tareas caducadas: muestra la cantidad de tareas del usuario que no han sido completadas en el tiempo programado.

• Tareas actuales: informa sobre la cantidad de tareas actualmente activas.

• Mis llamadas: presenta la cantidad de llamadas entrantes y salientes de hoy y de esta semana.

• Nuevos leads: muestra la cantidad de nuevos leads generados hoy y esta semana.

3. Clientes

Filtros y Búsqueda: En la parte izquierda, hay un bloque de filtros para buscar clientes. Puedes ocultar este bloque pulsando en la flecha. Además, hay un campo de búsqueda universal en la parte superior de la página. En el lado derecho, encontrarás el botón "+" para añadir un nuevo cliente. Al hacer clic en el botón •••, puedes Importar o Exportar clientes.

• Añadir Nuevo Cliente: En la ficha del cliente, puedes añadir tareas pulsando el botón ••• y seleccionando "Crear tarea".

• Vista "Mis Clientes": Hay una pestaña separada llamada "Mis clientes" donde puedes ver los clientes para los que te han asignado como responsable. La vista "Todos los clientes" refleja el listado completo de clientes añadidos en CRM.

• Etiquetas (tags): Puedes utilizar etiquetas para agrupar clientes similares y facilitar la búsqueda.

• Ajustes Adicionales: Si consideras que hay campos básicos insuficientes al modificar los datos del contacto, puedes añadir tus propios campos en "Ajustes adicionales".

4. Calendario

En el calendario, se muestran todas tus tareas, y si eres Administrador, también las tareas de todos los usuarios. Puedes cambiar la visualización del calendario entre formato Mes, Semana o Día.

También puedes crear tus propias tareas o tareas para otros usuarios de CRM directamente desde el calendario.

5. Tareas

Visualización de Tareas: Puedes trabajar con las tareas en formato Kanban o en forma de lista. Utiliza el bloque de filtros para encontrar la tarea específica que estás buscando. Marcar la casilla "Tareas completadas" te permitirá encontrar tareas cerradas o antiguas, si es necesario.

6. Llamadas

En esta sección, encontrarás un listado detallado de llamadas. Puedes utilizar filtros y la búsqueda universal para encontrar una llamada específica, escuchar la grabación o devolver la llamada al número con un solo clic.

7. Leads

En la sección de Leads, encontrarás un listado general de leads en las pestañas "No gestionados" y "Mis leads". Los "No gestionados" son leads que aún no han sido asignados a usuarios de CRM y se pueden agregar manualmente, importar desde un archivo o crear leads automáticamente en base a llamadas si está activada la creación automática de leads en llamadas entrantes o salientes (en el apartado de Ajustes-Telefonía).

En la pestaña "Mis leads", puedes ver los leads asignados a ti. Al hacer clic en el botón "Asignarme", el lead se moverá a "Mis leads", y otros usuarios de CRM no podrán gestionarlo. Puedes finalizar una tarea con el lead al cambiar su estado a "Finalizado", lo que resultará en la creación del cliente, o moverlo a "Inadecuado" para cerrar el lead.

Al agregar un lead en la pestaña "Mis leads" mediante el botón "+", automáticamente te convertirás en el responsable del lead. Si el lead se crea en la pestaña "No gestionados", su estado por defecto será "No gestionado".

8. Equipo

En esta sección, encontrarás el listado de todos los usuarios de CRM, incluyendo sus datos de contacto, cargo y otra información relevante. Puedes realizar llamadas a tus compañeros haciendo clic en el icono del teléfono. Si eres el Administrador, puedes agregar nuevos usuarios de CRM y editar las cuentas de los usuarios existentes. El botón para agregar un nuevo usuario se encuentra en la parte superior derecha de la página.

Para agregar un nuevo usuario, indica su nombre de usuario, dirección de correo electrónico y asigna una extensión de la centralita virtual antes de hacer clic en "Agregar usuario". En la pestaña "Enviar invitación", puedes invitar a varios usuarios ingresando sus direcciones de correo electrónico. Además, en la pestaña "Generar enlace", puedes crear un enlace de invitación y compartirlo a través de Apps de mensajería o redes sociales.

9. Centralita Virtual

Para acceder a la configuración de la centralita virtual se realiza yendo al área personal de Megacall. Esta función está únicamente disponible para el Administrador de CRM.

10. Ayuda

Información acerca de cómo y dónde recibir asistencia para la configuración del CRM.

11. Widget para las llamadas

El ícono del widget puede ser colocado en la parte inferior izquierda o derecha de la página, con la opción de elegir su ubicación en "Configuración - Telefonía".

El teclado para introducir el número se encuentra en la parte izquierda del widget, mientras que a la derecha están los contactos e historial de llamadas. La función de búsqueda universal facilita la localización de contactos o grabaciones en el historial a través del número de teléfono o nombre.

En el caso de una llamada desde un número desconocido, es posible crear un cliente/lead en el teléfono web indicando su nombre. Una vez creado, se abrirá la ficha del cliente, donde se pueden agregar anotaciones en tiempo real durante la conversación.

Durante la llamada, se tiene la opción de transferirla a otro empleado al pulsar el botón con la imagen de dos auriculares.

12. Integración y envío masivo de emails

En CRM Megacall, la función de recibir y enviar correos electrónicos está habilitada gracias a la integración con los servicios de correo más comunes.

Para configurar esto, dirígete a la sección "Ajustes-Correo", haz clic en "Agregar correo" y elige uno de los servicios de correo o ingresa tus configuraciones IMAP.

Una vez completada la integración, podrás utilizar la función de envío masivo de correos electrónicos. En las secciones de Clientes o Leads, selecciona uno o varios destinatarios y haz clic en "Envío de Email". También puedes cargar la lista de destinatarios desde una fuente externa.

Es posible enviar correos electrónicos a hasta 100 destinatarios simultáneamente. Los correos entrantes estarán disponibles en la interfaz de CRM Megacall.

13. Marcador automático de llamadas

Mediante el teléfono web integrado en el CRM, puedes realizar llamadas automáticamente a través de una lista de números. El sistema realizará las llamadas de forma automática, comenzando por el primer número de la lista. En caso de que la llamada sea colgada o no obtenga respuesta, el sistema iniciará una nueva llamada al siguiente número en la lista después de 5 segundos.

Puedes crear la lista para el marcador automático desde la sección de Leads o Clientes, o abriendo el teléfono web y seleccionando la opción de Marcador automático. Si realizas llamadas a números desconocidos y la llamada tiene éxito, se creará automáticamente una ficha de cliente potencial en la sección de Leads.

14. Ajustes

En esta sección, puedes realizar modificaciones en los ajustes generales de CRM.

15. Import

Puedes importar la lista de tus clientes a ZCRM desde cualquier otro CRM. En la sección "Clientes", haz clic en ••• y elige "Importar". Sube el archivo .csv o Excel. En el lado izquierdo, verás los nombres de los campos en tu archivo, y en el lado derecho, los valores correspondientes dentro de ZCRM. Por ejemplo, si el archivo tiene la columna "Nombre del cliente", selecciona el valor "Nombre", y para el campo "Número de teléfono", selecciona el valor "Teléfono - Trabajo", y así sucesivamente. Si un cliente tiene varios números de teléfono en el archivo, deben estar indicados en el mismo campo separados por comas. En este caso, después de la importación, todos los números se transferirán a ZCRM. Si deseas eliminar los contactos importados recientemente después de la importación, haz clic en ••• y selecciona "Cancelar importación" (el sistema guarda todo el historial de la importación con la posibilidad de cancelarla).

16. Integración con el Calendario Google

Puedes configurar la sincronización de tareas con Google Calendar en la sección de Ajustes/Calendario. 

Con esta sincronización, podrás:

• Agregar eventos en CRM Megacall y se agregarán automáticamente en el Calendario Google de todos los participantes. También puedes sincronizar las tareas ya establecidas con el Calendario.

• Agregar eventos en el Calendario Google y se agregarán automáticamente como nuevas tareas en el CRM.

• Eliminar o modificar eventos en la interfaz de un solo sistema.

¡Importante!

• Al eliminar eventos en el CRM, solo se eliminarán en el Calendario Google aquellos eventos que se hayan agregado en el CRM.

• Al eliminar eventos en el Calendario Google, solo se eliminarán en el CRM aquellos eventos que se hayan agregado en el Calendario Google y en los que seas el único participante.

Perfil:

En esta página, puedes seleccionar el idioma de la interfaz, cargar una imagen de perfil y editar la información de contacto visible para tus compañeros. La extensión de la centralita virtual es el número desde el cual realizarás y recibirás llamadas.

Horario laboral:

Elige tu zona horaria y el día de inicio de la semana (por defecto, será lunes). Haz clic en "Configurar". Puedes configurar tu horario laboral de dos maneras:

• 5 días a la semana: Si trabajas de lunes a viernes de 9:00 a 17:00, haz clic frente a las 9:00 y extiende el cursor hacia abajo hasta las 17:00. Repite esto para los demás días laborables y pulsa guardar.

• "Día-Noche-48": Si trabajas de día y noche en días alternados, selecciona el horario correspondiente y configura la periodicidad. Pulsa "Aceptar". Puedes cambiar la semana con las flechas en la parte superior izquierda.

Telefonía:

El widget para las llamadas puede operar en modo "teléfono web" o "softphone externo".

- Teléfono web:

Permite el acceso a dispositivos de audio en el navegador. Las llamadas se realizan directamente desde el navegador.

- Softphone externo:

Utiliza softphones o teléfonos IP configurados con la extensión de la centralita virtual. La información sobre la llamada se mostrará al iniciarla, y al descolgar, se iniciará la llamada al número del cliente de CRM.

Puedes activar la creación automática de leads ante llamadas entrantes o salientes. Si el número no está asignado a ningún cliente de CRM, se creará un nuevo lead.

La opción "Llamar sin prefijo del país" permite realizar llamadas salientes en formato local. Si está desactivada, es necesario marcar el número en formato internacional.

Compañía:

Indica el nombre de tu empresa y su dominio, por ejemplo, "miempresa.megacallcrm.com".

Grupos:

Configura permisos para grupos de usuarios estándar o crea grupos personalizados. El Administrador puede modificar el grupo de un usuario en la sección "Equipo".